ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Το κεντρικό αποθετήριο παρέχει εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα της εταιρείας. Χάρη στις ρυθμίσεις δικαιωμάτων πρόσβασης, ένας κοινός χρήστης συνεργάζεται πάντοτε με την τρέχουσα έκδοση του εγγράφου, ενώ οι διαχειριστές των εγγράφων μπορούν εύκολα να εντοπίσουν προηγούμενες εκδόσεις και αλλαγές. Το εξελιγμένο σύστημα αναζήτησης θα σας βοηθήσει γρήγορα και εύκολα να βρείτε αυτό που χρειάζεστε, χωρίς απαραίτητα να γνωρίζετε ακριβώς πού βρίσκεται το έγγραφο.

Η δημιουργία εγγράφων είναι πολλές φορές περίπλοκη. Όταν πρέπει να προλάβετε προθεσμίες και αναθεώρηση εγγράφων και η επακόλουθη έγκριση μεταξύ των χρηστών σας περιμένει, μπορεί να υπάρξει ένα ανυπέρβλητο πρόβλημα. Με το σύστημά μας, θα έχετε πλήρη έλεγχο της διαδικασίας για την δημιουργία εγγράφων. Το σύστημα προσαρμόζεται σύμφωνα με τις εσωτερικές σας διαδικασίες, κάθε βήμα παραχωρείται στον αντίστοιχο χρήστη και για κάθε πράξη μπορεί να οριστεί συγκεκριμένη προθεσμία. Μόνο μετά την τελική έγκριση, το έγγραφο δημοσιεύεται στην συγκεκριμένη ομάδα υπαλλήλων. Ο διαχειριστής των εγγράφων έχει επίσης μια πλήρη επισκόπηση ολόκληρης της διαδικασίας δημιουργίας εγγράφων.

Πρέπει να βρείτε γρήγορα ένα έγγραφο ή κάποια συγκεκριμένη έκδοσή του και θυμάστε μόνο ένα μέρος του ονόματος του αρχείου; Με την αναζήτηση σε πλήρες κείμενο αυτό δεν αποτελεί πια πρόβλημα. Το κεντρικό αποθετήριο μπορεί να συλλέξει πληροφορίες σχετικά με τα έγγραφα και τα συνημμένα τους, όπως πλάνα, σχέδια ζωγραφικής ή συναφή έγγραφα. Μπορεί επίσης να αναθέσει λέξεις-κλειδιά σε μεμονωμένα έγγραφα, γεγονός που θα απλοποιήσει σημαντικά την αναζήτηση.

Κάθε εταιρικό έγγραφο έχει τις δικές του προδιαγραφές. Εκτός από την εγκυρότητα, πρόκειται επίσης και για τους διάφορους τύπους σχετικών συνημμένων, σχετικά έγγραφα και το πρόσωπο που ευθύνεται για την ενημέρωσή του. Αποφύγετε περίπλοκες αναζητήσεις για το τι πρέπει να συμβεί στην κάθε περίπτωση, αν π.χ. κατά λάθος έληξε κάποια προθεσμία και ποιος είναι πραγματικά υπεύθυνος για αυτό. Μέσω του κεντρικού αποθετηρίου, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε ολόκληρη τη διαδικασία. Το σύστημα παρακολουθεί την εγκυρότητα ενός εγγράφου και καλεί αυτόματα τον υπεύθυνο και τον διαχειριστή τεκμηρίωσης.

Πρέπει να επιλύσετε προβλήματα στην τεκμηρίωση της εταιρείας σας κατά την επαναπιστοποίηση του ISO; Ίσως δεν μπορείτε να βρείτε και να ενημερώσετε όλα τα σχετικά έγγραφα ή δεν ενημερώσατε όλους τους ενδιαφερόμενους για την αλλαγή κάποιας οδηγίας. Οι λύσεις μας είναι πλήρως αυτοματοποιημένες, έτσι ώστε να μην αντιμετωπίζετε πλέον παρόμοια προβλήματα στο μέλλον. Τα έγγραφα είναι συνδεδεμένα, συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων και των συνδέσμων, το σύστημα παρακολουθεί αυτόματα τις προθεσμίες και ενημερώνει τους υπευθύνους. Μετά την έγκριση του εγγράφου, αποστέλλεται μια ειδοποίηση σε όλους τους υπαλλήλους και πρέπει εκείνοι με την σειρά τους να επιβεβαιώσουν ότι έχουν διαβάσει τη νέα έκδοση στο ηλεκτρονικό μητρώο.

Η λύση μας παρέχεται επίσης για χρήστες που δεν χρησιμοποιούν υπολογιστή κατά στην εργασία τους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, θα εκτυπωθούν πρωτόκολλα προς υπογραφή σε μεμονωμένα έγγραφα, τα οποία οι χρήστες πρέπει να διαβάσουν. Ένα σαρωμένο πρωτόκολλο αποθηκεύεται αυτόματα στο σύστημα, με μια σχετική οδηγία, έτσι ώστε να μπορείτε να το βρείτε χωρίς κανένα πρόβλημα κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.